Ulkomaankaupan asiakirjat

Asiakirjojen merkitys vientikuljetuksissa on keskeinen. Niiden on oltava huolellisesti laadittuja, sillä puutteelliset tai epäselvät tiedot voivat aiheuttaa viivytyksiä tulleissa, tavaroiden vahingoittumisia, palautuksia ja katoamisia sekä lisäkustannuksia.

Kauppalasku

Kaupallisista lähetyksistä laadittavan kauppalaskun (commercial invoice) tulee sisältää kauppasopimuksen pääkohtien lisäksi tietoja tavaran ostajalle, tulliviranomaisille, huolitsijalle, kuljetusliikkeelle ja mahdollisesti myyjän edustajalle. Tiedot on ilmoitettava mahdollisimman tarkasti, koska ne ovat perustana useille muille vientikaupassa tarvittaville asiakirjoille.

Laskusta tulee ilmetä:

  • myyjän ja ostaja nimi ja kotipaikka
  • kauppalaskun asettamispäivä
  • tavarakollien yksilöintitiedot
  • tavaran kauppanimitys yksityiskohtaisesti ja yksilöitynä
  • tavaran paljous sekä brutto- ja nettopaino
  • tavaran hintatiedot
  • hinnanalennukset ja niiden perusteet
  • toimitus- ja maksuehdot
  • tullitariffinimike
  • ostajan alv-numero
  • alkuperämaa ja määrämaa*
  • allekirjoitus.

*Mikäli halutaan päästä osalliseksi kauppasopimuksessa sovituista tullialennuksista, vaaditaa monissa maissa esitettäväksi tavaran alkuperätodistus, josta ilmenee tavaran alkuperämaa.

Konossementti

Konossementti (bill of lading, B/L) on rahdinkuljettajan antama tai hänen puolestaan annettu asiakirja, joka on:

  • todiste kuljetussopimuksesta
  • kuitti siitä, että rahdinkuljettaja on vastaanottanut tavaran kuljetusta varten tai lastannut tavaran alukseen
  • sitoumus toimittaa tavara määräpaikkaan
  • sitoumus luovuttaa tavara määräpaikassa ainoastaan sille, joka esittää alkuperäisen konnossementin - konossementti on siis tavaraan oikeuttava asiakirja.

Konossementti voi olla myös elektronisessa muodossa. Järjestelmä toimii salaisella koodilla, joka on määräysvallan avaimena ja samanaikaisesti vain yhdellä henkilöllä.

Merirahtikirja

Merirahtikirja (liner waybill, LWB) on oikeudelliselta luonteeltaan:

  • rahdinottajan puolesta annettu todistus siinä mainitun tavaran vastaanotosta
  • sitoumus kuljettaa tavara määräpaikkaan ja siellä luovuttaa asiakirja vastaanottajaksi nimetylle henkilölle
  • kuljetussopimus, joka sisältää tai viittaa niihin ehtoihin, joilla tavara on otettu kuljetettavaksi.

Merirahtikirja annetaan vain yhtenä alkuperäiskappaleena laivaajalle, ja tavaran saavuttua perille se luovutetaan vastaanottajalle. Oikeusvaikutuksiltaan merirahtikirja vastaa konossementtia paitsi siirtokelpoisuuden puuttumisen ja luovutusmenettelyn osalta.

Autorahtikirja

Kansainvälinen autorahtikirja (CMR) on kansainvälisessä kuorma-autoliikenteessä samalle lähettäjän ja rahdinkuljettajan välinen sopimus, jonka molemmat allekirjoittavat. Rahtikirja laaditaan vähintään kolmena kappaleena: lähettäjälle, vastaanottajalle ja tavarankuljettajalle.

Rautatierahtikirja

Kansainvälinen rautatierahtikirja (CIM) on todiste kuljetussopimuksen sisällöstä, ja se seuraa jokaista rautateitse tapahtuvaa ulkomaanliikenteen tavarankuljetusta. Lähettäjä vastaa rahtikirjaan merkitsemistään tiedoista ja rautatiet mm. tavaran massaa, kappalemäärää ja ulkoista kuntoa koskevista tiedoista. Lähettäjä saa haltuunsa kaksoiskappaleen; kuljetuksen aikana kaksoiskappaleen haltija voi muuttaa kuljetussopimusta määräämällä esimerkiksi toisen määräpaikan tai vastaanottajan. Tavara luovutetaan määräpaikkakunnalla mainitulle vastaanottajalle.

Lentorahtikirja

Lentorahtikirja (air waybill, AWB) kirjoitetaan tavallisesti 12 kappaleena, joista kolme ensimmäistä ovat alkuperäiskappaleita ja muut jäljennöksiä, jotka käytetään liikenne-, tulli-, ym. tarkoituksiin.

  • alkuperäiskappale 1 seuraa lähetystä ja jää tavaran luovuttavalle lentoyhtiölle
  • alkuperäiskappale 2 seuraa myös lähetystä ja luovutetaan vastaanottajalle
  • alkuperäiskappale 3 jää lähettäjälle

Lentorahtikirja on suora (straight) eli ns. myytävä (non-negotiable) kuljetussopimus. Yhteiskuljetusten yksittäisiä lähetyksiä varten laaditaan alarahtikirjat (house air waybill,HAWB), jotka antaa huolitsija. Kuljetusasiakirjana lentiyhtiöt hyväksyvät vain varsinaisen rahtikirjan.

Vastaanottotodistus

Huolisijan vastaanottotodistus (FIATA forwarders cetificate of receipt, FCR) on huolitsijan antama kirjallinen Todistus kappaleen peruuttamattomasta vastaanotosta ja luovuttamisestaylle vastaanottajalle annetuin ohjein. Huolisijan kuljetustodistus (FIATA forwarders certificate of transport, FCT) on todiste siitä, että huolitsija on tavaran kuljettavaksi. Se on myös sitoumus luovuttaa tavara määräpaikkakunnalla vain alkuperäistä FCT:tä vastaan siinä mainituin ehdoin. Huolitsijan konossementin (FIATA combined transport bill of lading, FIATAmodal transport bill og lading, FBL) antaessaan huolitsija toimii rahdinkuljettajan vastuulla vastaten koko kuljetusketjusta. Kuljetuksessa käytetään huolitsijan kuljetustodistusta, jota kutsutaan myös MT-asiakirjaksi (multimodal transport).

Varastotodistus

Huolitsijan varastotodistus (FIATA warehuose receipt, FWR) on todistus huolitsijan säilytettäväkseen ottamasta tavarasta. Se on juoksevan velkakirjan kaltainen siirrettävissä oleva asiakirja.

Huolintaohje

Toimeksianto huolitsijalle tai rahdinkuljettajalle annetaan huolintaohjeella, jossa kerrotaan mm. kuljetusta koskevat erikoisvaatimukset. Huolintaohje voi olla vapaamuotoinen ohje tai tarkoitusta varten laadittu. Kirjallista toimeksiantoa suositellaan, kun toimeksiantoon sisältyy perimis- tai vakuutustehtävä.