IT-järjestelmät

IT-ratkaisuilla on merkittävä rooli, jotta kuljetukset voidaan suunnitella ja suorittaa tehokkaasti. Erilaiset tekniset ratkaisut hyödyttävät näin myös kuljetuspalveluiden ostajaa.

Kuljetusten hallintajärjestelmät

Kuljetusten ohjauksella pyritään tehostamaan fyysisen liikenneverkon käyttöä ja suorituskykyä. Tämä edellyttää yhteistyötä yritysten ja yhteiskunnan välillä, mutta siitä on myös hyötyä molemmille osapuolille toiminnan tehostuessa.

Logistiikan ohjausjärjestelmiä ovat myynnin, tuotannon ja hankinnan suunnittelun sekä varaston ja jakelun ohjauksen järjestelmät. Strategisia suunnittelujärjestelmiä ovat esimerkiksi toimipisteverkon analysointiin ja kehittämiseen tarkoitetut järjestelmät. Taktisia suunnittelujärjestelmiä ovat mm. vakioreittien suunnittelu jakelutoiminnassa sekä työvuorojen suunnittelu varastoissa. Nykyhetkeä tarkastelevia toiminnan ohjausjärjestelmiä ja tilausten perusteella päivittäisen kuljetussuunnitelman tekevä järjestelmä. Hallinto- ja seurantajärjestelmien avulla rekisteröidään tapahtumat ja mm. raportoidaan suunnitelmien ja toteutuneen toiminnan välisistä eroista. Ohjausjärjestelmien toteutuksen mukaan ne voidaan jakaa raportointi-, kysely- ja analyysijärjestelmiin.

Kuljetuksen ohjaukseen liittyvät järjestelmät voidaan jakaa kolmeen ryhmään kuljetustapahtuman suhteen:

  • suunnittelu
  • reaaliaikainen ohjaus
  • seuranta

Kuljetusten suunnittelun tarkoituksena on selvittää

  • kuljetettavan tavaran paino, tilavuus ja pakkaus yms.
  • osapuolet: lähettäjä, huolitsija, alihankkija, vastaanottaja yms.
  • mistä mihin: nouto-osoite, toimitusosoite, laskutusosoite
  • miten: käsittelyohjeet, toimitusohjeet yms.
  • milloin: nouto- ja toimitusajat tai aikaikkunat.

Kiristyvät laatu- ja nopeusvaatimukset edellyttävät kuljetusten suunnittelujärjestelmiltä yhä nopeampaa ja tarkempaa asiakasvaatimusten huomioon ottamista, muutosten varmaa ja nopeaa läpivientiä ja asiakas- ja palvelukohtaista kannattavuuslaskentaa. Kuljetusten reaaliaikainen ohjaus eroaa kuljetusten suunnittelusta siten, että toiminnan ohjauksessa tarvitaan nopea, kaksisuuntainen yhteys kuljetuksen suorittajaan.

Tiedonhallinta on avainasemassa logistiikan kehittämisessä. Logistiikan tietojärjestelmien kehittäminen ja integroiminen muuhun yrityksen toimintaan ovat yritysten tärkeimpiä kehityskohteita. Tietojärjestelmät ajoneuvoissa yleistyvät ja kehittyvät jatkuvasti. Kuljetusten seurannassa käytetään entistä enemmän hyväksi tiedonkeruulaitteilla kerättyjä suorite- ja tapahtumatietoja. Näitä tarvitaan mm. luotettavien kuljetuspalvelu- ja asiakaskohtaisten kustannusjärjestelmien luomisessa.

Kuljetusten operatiivinen hallinta toteutetaan strategisen suunnittelun määrittelemin ehdoin. Operatiivinen taso, josta voidaan käyttää nimitystä kuljetusten hallinta, jaetaan edelleen suunnittelu- ja ohjaustoimintoihin.

Strategisen suunnittelun lähtökohtana on toiminta- ja kilpailuympäristön ominaisuuksien selvittäminen. Strategia perustuu kilpailutilanteeseen, jonka selvittämiseksi tutkitaan oman yrityksen ja kilpailijoiden vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat eli tehdään SWOT-analyysi. Strategian avulla heikkoudet pyritään muuntamaan vahvuuksiksi ja vahvuuksia hyödyntämään mahdollisimman hyvin.

Kuljetusten strateginen suunnittelu kattaa koko yrityksen kuljetustoiminnan, ja siinä kuljetuksia käsitellään logistiikkaketjun osana. Tavoitteena on määrittää:

  • varastojen tai terminaalien sijaintipaikat
  • yksiköiden toiminta-alueet
  • kuljetusalueet
  • kuljetusmuotojen välinen työnjako
  • palvelutaso
  • sekä hallita tavaravirtoja valtakunnan tasolla.

Suunnittelu liittyy usein yrityksen vuosisuunnitteluun ja budjetointiin.

Strateginen suunnittelu voidaan jakaa kuljetusalalla kuljetusyrityksen strategioiksi ja huolintaliikkeen strategioiksi. Tiivistetysti kuljetusyrityksen strategia keskittyy riittävän yksityiskohtaisen kysynnän turvaamiseen ja huolintaliikkeen strategia jakeluverkon toiminnan toiminnallisen ja taloudellisen tehokkuuden luomiseen. Tulevaisuudessa strateginen suunnittelu ja ohjaus perustunevat yhä enemmän tavaravirtojen ohjailuun ja tiedonhallintaan. Tavoitteena on tällöin jakelupalvelujen tuottaminen mahdollisimman kustannustehokkaasti ja kuljetuspalveluiden integroiminen muuhun kuljetusverkkoon.

Operatiivisen suunnittelun tuloksena syntyy toimintasuunnitelma, joka sisältää esimerkiksi seuraavan päivän kuormat ja ajoreitit. Alettaessa toteuttaa suunnitelmaa muodostuu ohjaustilanne, kun toiminnan häiriöt ja yllättävät nopeat muutokset vaativat välitöntä reagointia ja toimintaohjeiden antamista. Operatiivinen suunnittelu ja ohjaus toteutetaan usein hajautetusti paikallisissa kuljetusten ohjaus- ja ajojärjestelykeskuksissa.

Kuljetusten ohjauksen ja hallinnan avulla kuljetukset pyritään hoitamaan niillä toimitusajoilla, kuljetusvälineillä, työvoimaresursseilla ja laatukriteereillä, jotka ovat yrityksen strategian määräämien palvelutaso- ja kustannustavoitteiden mukaisia. Ohjausjärjestelmiä käytetään etsittäessä tehokkainta ratkaisua näiden osittain ristiriitaisten tavoitteiden toteuttamiseksi. Seurantajärjestelmillä kerätään tietoa saavutetusta palvelutasosta, suoritteista ja kustannuksista.

Kuljetusten hallintajärjestelmä muodostuu seuraavista toiminnallisista kokonaisuuksista:

  • kuljetusten suunnittelusta, jolla tarkoitetaan ennen kuljetustehtävän aloittamista tapahtuvaa toimintasuunnitelman laatimista, esimerkiksi kuormien suunnittelun ja ajoreittien optimointia.
  • kuljetusten ohjauksesta, joka on kuljetustoiminnan aikana tapahtuvaa tilanteen operatiivista hallintaa, jonka tavoitteena on reagointikyky muuttuviin olosuhteisiin ja häiriötilanteisiin.
  • suoritteiden seurannasta, jonka avulla rekisteröidään suunnitellut ja toteutuneet suoritteet. Seurantatietojen perusteella luodaan raportointijärjestelmä, joka pohjautuu tunnuslukujen analysointiin ja niiden pohjalta tehtäviin johtopäätöksiin.
  • kuljetusmaksujen laskennasta, joka perustuu useimmiten seurantatietoihin rekisteröityihin toteutuneisiin suoritteisiin. Osa tiedoista voi olla suunnittelujärjestelmästä saatavia laskennallisia tietoja.

Pyrittäessä operatiivisten kuljetusten suunnittelujärjestelmien käyttöön jatkuvasti muuttuvassa tilanteessa, jossa tilauksia tulee lisää, niitä peruutetaan tai muutetaan, otetaan huomioon muuttuvat liikenneolosuhteet, kuormien muodostamista koskevat rajoitukset jne. voidaan puhua reaaliaikaisesta kuljetusten suunnittelusta. Tällaiseen käyttöön soveltuvilta järjestelmiltä edellytetään erittäin suurta käyttäjäystävällisyyttä ja nopeutta. Lisäksi perusedellytyksenä on mahdollisuus jatkuvaan tietoyhteyteen suunnittelijan tai suunnittelujärjestelmien sekä ajoneuvojen välillä.

Kuljetuksen ohjauksen ja hallinnan järjestelmiin investoimisen on oltava yrityksen kannalta taloudellisesti kannattavaa ja sen kilpailuasemaa vahvistavaa. Tehokkaan ohjauksen ja hallinnan tavoitteena on, että kuljetuskaluston määrää voidaan pienentää tai samalla kalustolla saadaan aikaan suurempi suorite. Tyhjänä ajon väheneminen, optimaaliset reitinvalinnat, nopeammat kuljetukset ja tavarantoimitukset pienentävät käyttö- ja pääomakustannuksia ja yhteen palvelutehtävään kuuluvaa aikaa.