Tarjouspyyntömenettely
Huolellisesti valmisteltu tarjouspyyntö on edellytys koko ostoprosessin laadukkaalle toteutumiselle. Ei ole syytä kiirehtiä tekemään tarjouspyyntöä ennen kuin osto on määritelty valmiiksi. Ylimalkaisten määrittelyiden seurauksena saadaan puutteellisia ja vääränsisältöisiä tarjouksia, joiden ylimääräiseen tarkistamiseen ja joista tarjoajien kanssa neuvottelemiseen kuluu kaikilta kaupan osapuolilta yleensä enemmän aikaa ja vaivaa kuin kiirehtimisellä säästyy.
Suuren hankintaerän osalta voi tulla kysymykseen toimituksen jakaminen usean toimittajan kesken. Ratkaisuun vaikuttavat noudatettava hankintapolitiikka, markkinatilanne, kilpailutilanteen ylläpitotavoitteet, saatavuuden varmistaminen ja saavutettavissa olevat määräalennukset.
Yhden toimittaja hankintapolitiikka mahdollistaa koko ostovolyymin hyödyntämisen. Määräalennukset ovat suurimmat saavutettavissa olevat ja rutiinit voidaan supistaa minimiin. Toimittajayhteistyö voidaan ja on syytä viedä tällaisessa tapauksessa mahdollisimman pitkälle. Toimittaja voidaan tällöin saada osallistumaan myös tuotekehitykseen, laadunvarmistukseen ja muuhun yhteisiä päämääriä palvelevaan kehittämistoimintaan.
Jakamalla toimitus useamman toimittajan kesken voidaan lisätä ja ylläpitää toimituksista kiinnostuneitten yritysten kilpailua. Jakamalla toimitukset maantieteellisesti ja kauppapoliittisesti eri alueille varmistetaan lisäksi, etteivät toimituskeskeytykset vaikuta koko toimitukseen.
Valinta yhden tai useamman toimittajan vaihtoehtojen välillä voidaan tarjouspyynnössä määritellä tehtäväksi vasta tarjousvertailuvaiheessa. Tällöin toimittajilta voidaan pyytää tarjous sekä koko toimitusmäärälle että osalle. Tarjouspyynnössä voidaan myös määritellä ehdot, joilla toimitusmäärät jaetaan. Tarjouskilpailun voittajalle voidaan esimerkiksi taata suurin toimitusmäärä. Seuraaville voidaan joko taata heidän tarjoamiinsa hintoihin pienempiä osia toimituksesta tai myöntää optio toimittaa osa toimitusmäärästä niillä ehdoilla, jotka tarjouskilpailun voittaja tarjosi.
Tarjoajien valinta
Periaatteessa tarjouskilpailun pitää olla avoin kaikille siihen mukaan haluaville toimittajille. Käytännössä on kuitenkin järkevää eri osapuolten työmäärän ja kustannusten säästämiseksi valikoida vain sopivimmat tarjoajat. Tarjouspyyntöjä tulee pyytää harkinnan mukaiselta määrältä potentiaalisia toimittajia, yleensä vähintään kolmelta toistensa kanssa aidosti kilpailevalta toimittajalta.
Tarjoajat valitaan mm. seuraavien kriteereiden perusteella:
- kaupalliset kriteerit (liikevaihto, liikesuhteet, luottotiedot, toimittaja-arvioinnin tiedot ja muut havainnot)
- tekniset kriteerit (laadunvarmistus, kokemus, aikaisempien ostajien kokemukset, omat käyttökokemukset)
- kustannustehokkuus ja –rakenne
- tuotteen ja toiminnan laatu
- yhteistoimintakyky ja –motivaatio
- kilpailun ylläpito ja kehittäminen
- tuotekehitys ja tekniikka
- henkilöstö ja työilmapiiri.
Tietojen perusteella on mahdollista tehdä kustannusriskianalyysi toimittajittain ja käyttää sitä karsivana kriteerinä.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyynnön tulee sisältää tekniset ja kaupallis-juridiset määritykset sekä tarjoukselle ja sen laatimiselle ja jättämiselle asetettavat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä on mainittava, käytetäänkö sitä budjetointiin tai muuhun tarkoitukseen, joka ei vielä johda lopulliseen hankintaan.
Ainakin seuraavien asioiden on selvittävä tarjouspyynnöstä:
- asiakirjan nimi
- toimituksen kohde ja laajuus
- toimitustapalauseke
- toimitusaika
- maksuehtovaatimukset
- tarjousten jättöaika ja –paikka
- tarjouksen voimassaolovaatimus
- tarjouksen sitovuus
- tarjouspyynnön luottamuksellisuus
- tarjouspyynnön liitteiden palauttamisvelvollisuus
- maininta, että ostajalla on tarjouskilpailusta huolimatta oikeus olla tilaamatta mitään
- maininta siitä, onko mahdollista tarjota myös määritelmistä poikkeavaa toimitusta.
Asiat, jotka pyydetään kertomaan tarjouksessa teknistä käsittelyä varten:
- tekninen erittely
- tekninen selostus
- laitteen yleispiirustus
- ominaisuudet ja niiden mittausnormit
- laadunvarmistustiedot eli toimittajan laadunvarmistusjärjestelmät
- tarjoajan oma arvio resursseistaan ja toimituskyvystään
- viranomaisten myöntämät valtuudet ja pätevyydet
- tiedot teknisestä tuesta ja huoltojärjestelyistä (selvitys varaosien saatavuudesta sekä huolto-organisaation kuvaus veloitusperusteineen).
Kaupallista käsittelyä varten tarvittavat tiedot:
- Hintatiedot, kuten
- kokonaishinta
- hinta eri maksuehtoja käytettäessä
- arvonlisäveroehto
- hintaan sisältyvät verot, tullit ja maksut
- indeksisidonnaisuus: indeksin nimi, arvo ja ajankohta
- valuuttasidonnaisuus
- Kokonaishinnan muodostuminen (hintaerittely)
- suunnittelu ja tuotekehitys
- materiaalit ja komponentit
- valmistusvaiheet ja niiden työ-, energia-, koneaika- ym. kustannukset
- laadunvalvontakustannukset
- pakkaus-, kuljetus- ja varastointikustannukset
- asennus-, käyttöönotto- ja koekäyttökustannukset
- vakuutukset
- arvonlisävero
- osien yksikköhinnat
- työsuoritusten veloitusperusteet
- kilometri-, ylityö- ja päivärahakustannukset.
- Alihankkijoiden hyväksymismenettely
- Tarjous kaupan yhteydessä toimitettavista varaosista
- Maksuaikataulu
- Toimitusaikataulu
- Tärkeimmät alihankinnat ja niiden toimittajat
- Toimituksen kotimaisuusaste
- Referenssiluettelo
- Toimittajan vakuusjärjestelyt
- Arvio toimituksen painosta ja pakkauksen mitoista
- Luettelo kohdista, joissa tarjous poikkeaa tarjouspyynnöstä
- Tarjoajan muutosehdotukset ja erikoistoiveet
Luetteloa sovelletaan tilanteen mukaan. Lakiasiat on tärkeää hallita etenkin ulkomaisissa hankinnoissa. Sopimuksen tulkinnassa sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaisumenettely on muistettava aina määritellä.
Tarjousajan toimenpiteet
Tarjouspyyntöjen lähettämisen jälkeen on tehtävä seuraavat toimenpiteet:
- Varmistetaan, että tarjouspyynnöt ovat menneet perille.
- Järjestetään tarvittaessa tarjoajien perehdyttämistilaisuus.
- Annetaan tarjoajille mahdollisuus perehtyä asiapapereihin, joita ei luovuteta heille.
- Vastataan tarjoajien kyselyihin.
- Tiedotetaan kaikille tarjoajille tarjouspyyntöön tehdyistä täsmennyksistä ja muutoksista.
Tarjousaikana on syytä myös tarkentaa suunnitelmia ja aikatauluja esiin tulevien tietojen perusteella. Ostaja voi omalla aktiivillisuudellaan vaikuttaa tarjousten määrään, laatuun ja muotoon. Tällä tavoin tarjousten arviointi ja myöhemmin sopimusten neuvottelu helpottuvat ja nopeutuvat.
Tarjousten käsittely
Tarjousten saavuttua järjestetään suunnitelman edellyttämällä tavalla tarjousten avaaminen. Tärkeimmissä hankinnoissa tilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, joka arkistoidaan hankinta-asiakirjojen mukana. Selvitetään myös, miksi kaikkiin tarjouspyyntöihin ei saatu vastausta. Lisäksi tarjoukset tarkistetaan ja tarkennetaan mahdollisilta puutteellisilta osiltaan. Tämän jälkeen tarjoukset saatetaan teknisesti ja kaupallisesti samaan, vertailukelpoiseen muotoon. Vertailua varten tiedot on hyvä kerätä tarkoitusta varten suunniteltuun taulukkoon.
Teknisessä vertailussa arvioidaan teknisiä ominaisuuksia ja toimituslaajuutta. Tarjousten väliset erot pyritään arvioimaan rahana. Arvioitavia kohteita ovat esimerkiksi:
- laitteet, järjestelmät ja toiminnot
- yleiset suunnitteluperusteet, kuten käytetyt standardit ja muut määräykset
- lisensoitavuus
- toimintojen yksinkertaisuus
- vaikutukset läheisiin järjestelmiin ja toimintoihin
- käyttötekniset ominaisuudet
- ympäristövaikutukset
- toimittaja laadunvarmistuksen ja laadunvalvonnan tavoitteet.
Tärkeimpiä kriteereitä voivat olla esimerkiksi:
- suorituskyky
- luotettavuus
- laatu
- turvallisuus
- kunnossapidon vaatimat toimenpiteet
- käytetyt materiaalit
- kierrätysominaisuudet.
Koneiden ja järjestelmien hankinnoissa ei riitä pelkkien hankintakustannusten vertailu. Käyttö- ja kunnossapitokustannukset ja saavutettavat tuotot ovat usein ratkaisevia tuotteiden edullisuutta vertailtaessa. Näissä hankinnoissa onkin pyrittävä arvioimaan tuotteiden elinkaarikustannukset eli
- investointikustannukset
- käyttö- ja kunnossapitokustannukset
- toiminnan keskeytymisestä aiheutuvat kustannukset
- kierrätys- ja hävityskustannukset.
Muina valintaa vaikuttavina tekijöinä on arvioitava tarjoajien todellisia taloudellisia ja tuotannollisia edellytyksiä täyttää sitoumuksensa. Ulkomaisten toimittajien osalta on arvioitava riskejä, jotka liittyvät poliittiseen tilanteeseen, talousjärjestelmään, yhteiskunnallisten olojen vakauteen, lainsäädäntöön ja eettisten periaatteiden erikoispiirteisiin. Lisäksi on selvitettävä tarvittavien asiakirjojen määrä, sisältö ja luotettavuus.
Tarjousyhteenveto
Tarjousyhteenveto laaditaan kätevimmin kokoamalla kerätyt ja arvioidut tarjousvertailutiedot taulukoksi. Yhteenvedon laatimisessa ovat taulukkolaskentaohjelmat tehokkaita apuvälineitä. Niiden avulla on vaivatonta tehdä monimutkaisetkin toistuvat laskelmat ja laatia taulukot mahdollisine vertailua helpottavine graafisine esityksineen. Koosteen ja mahdollisin sitä täydentävän esittelyn perusteella lopullisin hankintapäätöksen tekijät voivat tehdä toimittajavalinnan.
Mahdollisuuksien mukaan on myös syytä selvittää toimittajan hinnoittelu- ja myyntipolitiikka sekä erityisesti omien ostojen hinnoitteluperusteet. Myyjän hintalaskelmasta voidaan tämän jälkeen neuvotella poistettavaksi tai alennettavaksi ne osat kustannuksista, jotka eivät aiheudu kyseessä olevassa kaupassa tai joitten osalta sovitaan uudesta menettelystä tai kustannusvastuun jaosta. Tällaisia voi olla esimerkiksi osa myynti- ja markkinointikustannuksista sekä osa varastointi-, pakkaus-, kuljetus-, huolto-, kokoonpano-, viimeistely-, takuu-, vakuutus-, rahoitus- tai muista vastaavista kustannuksista.
Raaka-ainehintojen ja muiden tuotannontekijöiden markkinahintojen muutokset voivat myös muodostaa hinnantarkistusaiheen. Pitkien sarjojen ja pitkäaikaisten sopimusten tapauksessa tulee muistaa tinkiä oppimiskäyrän perusteella pienenevien yksikkökustannusten osuus. Tuotekehityskustannukset voidaan tinkiä pois jatkotilausten hintalaskelmasta, kun toimittajan osuus niistä on tullut katetuksi joko samojen sopimuskumppaneitten välisen kaupankäynnin tai toimittajan ko. tuotteen koko liikevaihdon ansiosta.
Ei kiitos -kirje kuuluu hyviin liiketapoihin
Ei kiitos –kirjeessä kiitetään tarjouskilpailuun osallistumisesta ja kerrotaan hylätyille tarjoajille, että tällä kertaa tarjous ei johtanut tilaukseen. Tarjoajille ei tule paljastaa muita kilpailuun osallistuneita eikä kilpailevien tarjousten paremmuusjärjestystä eikä hintatasoa. Sen sijaan voidaan niin harkittaessa joillekin tarjoajille kertoa heidän tarjouksensa tärkeimmät heikkoudet kehittämistoimenpiteiden rohkaisemiseksi.
