Ostaminen

Kilpailuttaminen

Hankintalähteiden ja jakeluteiden kilpailuttaminen keskenään ja oman valmistuksen kanssa sekä kilpailuttamisen edellytyksistä huolehtiminen on tärkein toimintaperiaate, jolla varmistetaan edullinen hankinta. Toimittajan valinta ja siihen liittyvä kilpailuttaminen ovat ammattiostajan vastuulla. Ne muodostavat ammattitaitoa ja kokemusta vaativan vaiheen ostoprosessissa. Parhaiden toimittajien houkuttelemiseksi kilpailemaan toimituksista ostajan tulee huolehtia hankintamarkkinoista ja yrityksensä maineesta maksuistaan huolehtivana, asiantuntevana ja rehtinä yhteistyökumppanina.

Varsinkin myyjän markkinoilla, kun kysyntä ylittää tuote- tai toimittajakohtaisen tarjonnan, ostajan on osattava kilpailla tuotteista ja toimittajista. Toisin sanoen ostajan on osattava motivoida toimittajia toimittamaan juuri heille eli myymään itsensä asiakkaaksi ja yhteistyökumppaniksi tarjoamalla hinnan lisäksi erilaisia muita myyjän arvostamia etuja ja hyötyjä. Koko yrityksen hankintatarpeet yhdistelemällä ja kokonaishankintojen suunnittelulla voidaan tilauksista tehdä todella tavoittelemisen arvoisia sopivien toimittajien kanssa.

Täydennysostoista tai lyhyen ajan sisällä samansisältöisistä kaupoista ei ole järkevää joka kerralla järjestää uutta tarjouspyyntökierrosta, mikäli markkinatilanteessa ei ole tapahtunut oleellisia muutoksia. Toisaalta vakaissakin olosuhteissa tulee systemaattisesti seurata markkinatilannetta ja eri toimittajien tehokkuutta ja kilpailukykyisyyttä sekä tarvittaessa tehdä tarkistettu tarjouskysely. Vähäisempien rutiiniostosten kilpailuttamiseksi riittää hinnastojen tai jo hallussa olevien tarjousten tai hintatietojen vertailu ja mahdollisten ostotarjousten tekeminen.

Ostoprosessin päävaiheet

Ostoprosessi

Ostoprosessi koostuu seuraavista vaiheista:

  1. suunnittelu
  2. hankinnan kohteen tekninen määrittely
  3. hankinnan kaupallisten vaatimusten määritys
  4. kilpailuttaminen
  5. sopimuksen tai tilauksen neuvotteleminen ja tekeminen
  6. toimitusvalvonta
  7. toimituksen vastaanotto
  8. takuuajan seuranta
  9. käyttökokemusten kerääminen
  10. ostoprosessin toteutumisen raportointi.

Oston suunnittelu

Varsinkin jos hankinnan kohteena on usealle ostolle hankittava kokonaisuus, on tärkeää suunnitella hankintakokonaisuudet selkeiksi, tarkoituksenmukaisiksi ja edullisiksi toteuttaa. Suunnittelu on aloitettava ajoissa, ja harkituille ostotoimenpiteille on varattava mahdollisuuksien mukaan riittävästi aikaa, jotta toimituksen laatua ei riskeerata huonolla suunnittelulla tai hätiköinnillä toteutuksessa.

Oston suunnitteluun kuuluvat seuraavat vaiheet:

  1. perushankitavan valinta (avaimet käteen, kokonaissopimus, monisopimus jne.)
  2. vaihtoehtoisten menettelytapojen arviointi
  3. kustannusten ja riskien arviointi
  4. potentiaalisten toimittajien kartoitus ja arviointi
  5. toimenpiteiden aikatauluttaminen
  6. sopimustavoitteiden suunnittelu.

Tarjouskilpailu

Tärkeimmissä, monimutkaisimmissa ja sovitus euromäärän ylittävissä ostoissa on hankintasuunnitelma syytä dokumentoida kirjalliseen muotoon. Tarkoitusta varten kehitetty lomake helpottaa prosessin hallintaa ja tiedon välittämistä. Lomakkeessa on kohdat hankinnan ja hankintasuunnitelman hyväksyjän merkinnöille; siinä voidaan määritellä eri asiantuntijoiden lausunto- ja tarkastustoimenpiteet, osapuolet, joille hankinnan etenemisestä tulee tiedottaa, hankinnan kohde, laatu ja laajuus, suunniteltu aikataulu, kustannustiedot, tarjouskilpailuun kutsuttavat sekä hankinnan tekniset ja kaupallis-juridiset hoitajat.

Tarjouskilpailuun kuuluvat seuraavat vaiheet:

  1. tarjoajien valinta
  2. tarjousten sisällön määrittely
  3. teknisen suunnitelman laatiminen
  4. kaupallisen suunnitelman laatiminen
  5. tarjousten jättöehtojen määrittely
  6. tarjouspyynnön laatiminen ja toimittaminen tarjoajille
  7. tarjousajan toimenpiteistä huolehtimien
    • tarjousten vastaanotto
    • puuttuvien tarjousten perääminen
    • tarkennusten hankkiminen tarjoajilta
    • tarjousten vertailu
    • tilauksen tai sopimuksen tekeminen

Oston toteutus

Toimitusaikana hankintaan osallistuvien on huolehdittava mm. tilausvahvistuksen saamisesta, ennakko- ja osamaksujen suorittamisesta, vastaanottotarkastuksista sekä toimitusaika- ja kustannusvalvonnasta.

Ostotoimenpiteet käynnistävä ostoaloite voi tulla varastonvalvonnasta, kun varastosaldon hälytysraja alittuu, tai tarvitsija voi esittää suullisen tai kirjallisen pyynnön. Normaalisti tarvitsijat ohjataan käyttämää n tätä tarkoitusta varten suunniteltua lomaketta. Asianmukaisesti hyväksyttävissä oleva tai hyväksytty ostoaloite myös oikeuttaa osto-organisaation tekemään hankintaa varten tarvittavat toimenpiteet ja sitoumukset.

Ostoaloitteen tarvitsija voi antaa vihjeitä ja toivomuksia toimittajista, tuotemerkeistä ja –laaduista, toimitusajoista, hankintatavasta ja osallistumisestaan oston toteutusvaiheisiin, toimitusvalvonnan tasosta, tiedonvälityksestä jne. Ostajan tehtävä on täydentää tiedot niin, että keskustelu toimittajien kanssa kaupallisista ehdoista on mahdollista. Ostajan tekemät muutokset ja täydennykset on syytä aina sopia tarvitsijan kanssa neuvotellen.

Ostoaloite voi olla myös tarkoitettu jatkuvaan käyttöön, jolloin puhutaan kiertävästä ostoaloitteesta. Esimerkiksi varastotäydennyksissä, varaosahankinnoissa ja raaka-ainehankinnoissa voidaan ostoaloitteena käyttää varastokorttia, johon on merkitty tuotemäärittely, koodit, taloudellisen ostoerän suuruus ym. Pysyväisluonteiset tai harvoin muuttuvat tiedot.

Tuotteen varastotason alitettua täydennysrajan varastosta lähetetään tuotteen kortti osto-organisaatiolle, joka tekee tilauksen ja merkitsee tilaustiedot uudelle riville korttiin sekä palauttaa sen jälkeen kortin varastoon. Tämä menettely vähentää paperityötä, karsii virheitä, nopeuttaa toimintaa sekä muodostaa samalla havainnollisen raportin tuotteen käyttöhistoriasta ja kulutuksesta. Tämä on varsin käyttökelpoinen menettely pienissä yrityksissä ja sellaisissa organisaatioissa, joissa ei ole käytössä IT-pohjaista hankintajärjestelmää.