Hankintatoimien johtaminen
Hankintastrategiat
Yritysstrategialla pyritään vastaamaan tuleviin liiketoiminnan haasteisiin. Hankintastrategioilla määritellään ne toimintatavat, joilla varmistetaan tulevien hankintatehtävien menestyksellinen toteutus. Hankintastrategioita määritellään sekä avaintoimittaja- että avaintuotekohtaisesti. Strategioitten määrittämisessä voidaan käyttää apuna nk. ostosalkkumenetelmää.
Strategiat voivat koskea esimerkiksi seuraavia asioita:
- toimittajien määrä (tarvitaanko tuotteelle yksi vai useampi toimittaja)
- toimenpiteet, joilla edistetään kilpailua ja kierretään kartelleja
- sopimusperiaatteet
- pituus
- riskien hallinta
- valuutat
- lait
- erimielisyyksien sovittelumenettelyt
- neuvotteluaseman määrittely
Hankintatoimen suunnittelu
Yrityksen toiminnan suunnitteluun liittyy myös tulevan hankintatarpeen ennakointi. Hankintatarve jaetaan mielekkäisiin hankintakokonaisuuksiin ja –tapoihin. Hankintaerät aikataulutetaan ottaen huomioon myös kilpailuttamissuunnitelmat ja ennakoitu hinta- ja saatavuuskehitys. Mahdollisuudet spekulaatio-ostoihin arvioidaan sekä varmistetaan niiden suorittamisen edellytykset tekemällä varaukset sopimusmääriin ja määräoptioihin.
Toiminnalle asetetaan myös mitattavissa olevat tulostavoitteet. Ennen kaikkea tulee asettaa analysoituun tietoon perustuvat hintatavoitteet. Hankintatoimen tavoitteeksi on asetettava myös yrityksen strategioitten toteuttaminen ja vaikuttaminen sen muiden prosessien tavoitteiden saavuttamiseen. Muita erittäin tärkeitä tavoitteita ovat:
- varaston palvelutaso
- ostorivien määrä
- myöhästyneet toimitukset
- laatu
- varaston kiertonopeus.
Tavoitteiden asettamisen jälkeen suunnitellaan vaadittavat toimenpiteet aikatauluineen ja jaetaan tehtävät sekä vastuut. Lisäksi arvioidaan tarvittavat henkilötyömäärät, työvälineet ja muut toimintaedellytykset suhteessa olemassa oleviin resursseihin.
Hinta- ja kustannuskehityksen ennakoimisen jälkeen voidaan määritellä mahdolliset standardihinnat sekä laskea maksettavaksi erääntyvien laskujen summat ja maksuajankohdat karkean tason maksuvalmiuden ja rahoituksen budjetointia varten.
Hankintojen budjetointi
Hankintabudjetti määrittää tuotteittain, tuoteryhmittäin ja mahdollisesti toimittajittain hankittavat määrät sekä hankittavien tuotteiden tavoitehinnat, ennakoidut kustannukset ja aikataulut.
Hankintahinta-arviot vaikuttavat myynnin hintalaskelmiin, ja maksujen erääntymisajankohtien ennakointi vaikuttaa rahoitussuunnitelmiin. Hankintakustannusten budjetoinnista välittyy perusteita myös hinnoittelua varten.
Budjetti muodostaa vertailupohjan toiminnan jälkikäteisseurannalle ja mahdollistaa jatkuvan oppimisen. Huomattavat poikkeamat toteutumissa hälyttävät syiden selvittämiseen ja korjaustoimenpiteisiin.
Hankintojen seuranta ja raportointi
Hankintatoimen kate on hankinnan tuottojen ja kustannusten erotus. Hankintatoimen tuotoiksi voidaan laskea erilaiset ostoissa saavutettavat säästöt, tuotot ja strategiset kilpailuedut spekulaatio-ostoissa sekä toiminnan tehostumisen tuomat säästöt, jotka johtuvat laadun paranemisesta, virheiden vähenemisestä ja tuottavuuden kohoamisesta.
Ostaja voi saada hintaa alennettua neuvottelemalla, tehokkaasti kilpailuttamalla, vaihtamalla toimittajaa tai ostamalla standardituotteen. Hankintojen yhdistämisellä ja paketoinnilla voidaan parantaa ostajan neuvotteluasemaa ja auttaa häntä pääsemään edullisempaan hintaan.
Tuotteen hintaan voidaan vaikuttaa myös kustannuksia karsimalla, kuten vaihtamalla materiaaleja, valmistusmenetelmiä, viimeistelyä tai komponentteja. Kustannuksia voidaan vähentää myös muuttamalla kuljetusmuotoa, reittiä, pakkausta tai aikataulua.
Varasto- ja käsittelykustannukset alenevat , jos on mahdollista ajoittaa tavaran saapuminen tarkemmin tarveajankohtaan tai jopa siirtää varastottomaan järjestelmäostamiseen. Rutiinien yksinkertaistamisella ja informaatiotekniikan hyödyntämisellä voidaan puristaa hankintakustannuksista viimeiset löysät pois.
Hankintatoimen kustannukset ovat hankintaprosessiin eri rooleissa osallistuvan henkilöstön palkka-, matka-, koulutus-, tila- ja työvälinekustannusten lisäksi mm. rahoitus- ja pääomakuluja sekä yleiskustannuksia. Hankintatoimen kustannuksiksi tulee laskea myös tarpeettomien varastointi- ja pääomakustannusten aiheuttaminen, optimia epäedullisemman hankinnan tekeminen, paljous- ja kassa-alennusten menettäminen jne.
Ostotoiminnan kustannuksia karsittaessa tulee huolehtia siitä, että samalla ei vaaranneta tuottoja, sillä paremmalla toiminnalla saavutettava prosentin säästö vuotuisista hankinnoista tuottaa miljardiyrityksissä 50-70 miljoonaa. Summa saattaa olla uhattuna, jos hankintaorganisaation kahdenkymmenen miljoonan budjettiin halutaan kymmenen prosentin säästö eli viisikymmentämiljoonaa voi vaihtua kahteen miljoonaan.
Hankinnan tuloksellisuuden mittaaminen on tärkeää paitsi saavutusten tarkkailun kannalta myös ongelmien syitten selvittämisen sen suunnittelun ja kehittämisen vuoksi.
Johdon vastuu hankintatoimesta
Yritysjohtajan tai hankintatoimesta vastaavan johtajan on
- kehitettävä hankintajärjestelmä, ylläpidettävä ja johdettava sitä yrityskokonaisuuden osana
- asetettava hankintatoimelle tavoitteet osana koko liiketoiminnan suunnittelua toteutusta ja kehittämistä
- tuettava koko yrityksen hankinta- ja ostokoulutusta
- otettava käyttöön mittarit, joilla hankintatoimen tuloksia voidaan seurata ja verrata nitä tavoitteisiin sekä kilpailijoiden tuloksiin
- arvioitava jatkuvasti tuloksia suhteessa tavoitteisiin
- palkittava hyvät suoritukset
- kehitettävä motivointi- ja palkkiojärjestelmä.
