Hankintaprosessi

Yrityksen toiminta ja tavoitteet

Yrityksillä – teollisuuden, kaupan, valtion ja kuntien liikelaitoksilla sekä muilla tavoitteellisilla organisaatioilla – on toimialasta ja liikeideasta riippumatta

  1. Tuotantotekijöiden hankintaprosessi, jolla ne luovat edellytykset toiminnalleen
  2. Jalostusprosessi, jolla ne aikaansaavat tuotteensa
  3. Myynti- ja markkinointiprosessi, jolla ne selvittävät ja tyydyttävät asiakkaittensa tarpeita.

Useimpiin yrityksen ongelmiin voidaan löytää syitä ja parannuskeinoja hankintaprosessin alueelta. Kilpailukyvyn kehittäminen on tällä hetkellä edullisinta ja tuottoisinta hankintaprosessin alueella, koska markkinat ovat muuttuneet ja koska ostaminen sekä varsinkin hankintatoimi on jätetty systemaattisen ohjauksen ja kehittämisen ulkopuolelle.

Hankintatoimen merkitys

Hankintaprosessin hallinta on tullut entistä tärkeämmäksi koska:

  • materiaalihankintojen osuus liikevaihdosta on jopa 70 %, koko hankintaprosessin jopa 80-100%
  • tuotannontekijät hankitaan erilaisina yhdistelminä, komponentteina ja palveluina
  • tuotannontekijät korvaavat toisiaan
  • koko hankintaprosessi tulee sovittaa yhteen tuotannon ja markkinoinnin kanssa
  • hankintamarkkinoiden ja –prosessin tulee vaikuttaa yrityksen strategiaan
  • yritys-, kansantalous- ja kuluttajatasolla on osattava tinkiä kustannuksista
  • toimittajat tulee saada osallistumaan toiminnan ja tuotteen kehittämiseen systemaattisesti ja tavoitteellisesti.

Hankintatoimen päämäärät

Hankintatoimen tehtävänä on yrityksen kannalta mahdollisimman tehokkaiden, omaa kilpailukykyä lisäävien hankintalähteiden etsintä ja toimittajien valinta sekä niiden ja oman yrityksen prosessien yhteensovittaminen siten, että molemmat hyötyvät toiminnasta ja yhteinen kilpailukyky lisääntyy.

Yritykseltä ja sen hankintaorganisaatiolta edellytetään:

  • osallistumista yrityksen kilpailukyvyn kehittämiseen
  • ostopotentiaalin, kokemuksen, neuvotteluvoiman ja –taidon kokoamista ja koordinointia
  • keskitettyjen ja hajautettujen hankintatoimintojen välistä optimaalista työnjakoa
  • toimintojen ja järjestelmien kehittämiseen osallistumista
  • toiminnan hyötyjen mittaamisista kustannuksia vastaavasti ja niiden jakamista ansaintaperiaatteen mukaisesti
  • hankintojen laadun, ammattimaisuuden ja puolueettomuuden huolehtimisesta
  • yksittäisten ostojen tekemistä ottaen huomioon koko yrityksen etu pitkällä aikavälillä
  • pääoman materiaalivirtaan sitoutumisen optimointia
  • varastointikustannusten pienentämistä
  • hyvien yhteyksien luomista ja niiden ylläpitämistä
  • hankintapolitiikan, -rutiinien ja henkilöstön jatkuvaa ja tavoitteellista kehittämistä.

Hankintatoimen tulee olla aktiivinen toiminto, joka pyrkii kehittämään yritystoiminnan kilpailukykyä, vaikuttaa yrityssuunnitelmiin ja osallistuu määrätietoisesti niiden toteuttamiseen.

Hankintatoimen osallistuminen tuloksen tekemiseen

Hankintatoimi osallistuu tuloksen tekemiseen vaikuttamalla seuraaviin asioihin:

  • kilpailukykyiset hankintahinnat ja –kustannukset
  • yrityksen liikevaihdon ja tuottavuuden kehittäminen
  • yrityksen strategisten kilpailuetujen ja kilpailukyvyn kehittäminen
  • varastoihin ja muuhun omaisuuteen sidotun pääoman vapauttaminen
  • palvelutasotavoitteet mitattuna riittoina tai prosentteina
  • hankintahintojen ja kustannusten alentaminen
  • henkilöstön määrän ja laadun kehittäminen
  • hankintoihin osallistuvien koulutuksen järjestäminen.

Yritysten kannattaa hyödyntää suuruuden ekonomiaa. Tämän saavuttamiseksi auttavat seuraavat asiat:

  • koko yrityksen, konsernin tai yhteistoimintaryhmän ostovoiman kannattava ja tarkoituksenmukainen kokoaminen
  • osto-organisaation kapasiteetin ja työvälineitten hyvä käyttöaste
  • ostajien erikoistuminen toimittajittain ja tuotteittain
  • koko organisaation hankintatyön rationalisointi
  • mahdollisuus työllistää laki- ja sopimusasiantuntijoita, huolitsijoita sekä kansainvälisen kaupan ammattilaisia
  • toimittajasuhteiden hoito, toimittajien työn vähentäminen ja palvelun tarjoaminen toimittajille
  • rutiinien automatisointi
  • kustannustehokkuus
  • palvelutehokkuus.

Yrityksen kilpailuaseman ja tunnettavuuden parantaminen

Yrityksen hankintaprosessi kuten markkinointikin on toiminnallisessa yhteydessä markkinoiden toiseen osapuoleen. Ne voivat hyödyntää toistensa keräämiä tietoja ja kokemuksia sekä edistää toistensa ja koko yrityksen menestymistä markkinoilla.

Hankintaorganisaatio voi toiminnallaan edistää yrityksen tunnettuutta, laajentaa sen markkinoita ja kasvattaa sen markkinaosuutta. Esimerkiksi japanilainen teollisuus, erityisesti autoteollisuus, menee uusille markkinoille ensin ostajana ja alihankkijana.

Osallistumalla yrityksen strategiseen suunnitteluun ja sen toteuttamiseen hankintatoimi voi tuottaa kilpailuetuja yksinään tai yhdessä tuotekehityksen ja markkinoinnin kanssa. Parhaiden toimittajien ja tuotteiden hankkiminen ja varmistaminen ennen kilpailijoita tuottaa selvän kilpailuedun.

Uusien, kilpailukykyisempien tuotteiden ja hankintalähteiden etsiminen ja tarjoaminen tuotekehitykseen on myös ostamiseen osallistuvien tehtävä.

Toiminnan ohjaaminen

Toiminnan ohjaus kohdistuu seuraaviin kokonaisuuksiin:

  • yhdenmukaisen strategian soveltaminen sekä yhtenäisen kuvan antaminen ulospäin
  • yhdenmukaisten hankintamenetelmien kehittäminen
  • keskinäisen kilpailun eliminointi hankintamarkkinoilla
  • joustavuuden saavuttaminen toimituserien ja –aikojen suhteen
  • kokonaisvarastotason valvonta ja ohjaus
  • ostomarkkinoiden kartoitus ja ostontutkimuksen tarpeiden tyydyttäminen.