Toimittajien analysointi

Yritys tarvitsee tuotannontekijöitä eli voimavaroja ulkopuolisilta toimittajilta. Hankintatoimen tehtäväksi on annettu ulkopuolisten voimavarojen hallinta. Perinteisesti hankintatoimesta erillään ovat hankittu rahoitus, yritykseen palkattujen henkilöiden työsuoritukset, palvelut, investoinnit, teollis-kaupalliset oikeudet ja muu tieto sekä energia. Nykyaikaisen liikkeenjohdon uusi haaste on optimoida ja koordinoida kaikkien näiden ulkoisten voimavarojen käyttö ja hallinta.

Toimittajien tutkimuksella tarkoitetaan toimintaa ja menetelmiä,joilla ostaja etsii, tutkii ja luokittelee toimittajia omien tarpeittensa mukaisesti. Analysointi kohdistetaan yrityksen toimintaan, ei tuotteisiin. Se on osa hankintamarkkinatutkimusta. Toimittaja-analyysin tietoja tarvitaan mm.

  • tarjoajien valinnassa
  • kartellien havaitsemisessa ja kiertämisessä
  • toimittajien valinnassa ja tarjouksien vertailussa
  • toimittajien kehittämisessä
  • neuvotteluissa.

Toimittajien tutkimisen tulee kohdistua tärkeimmille tuotealueille ja avaintoimittajiin. Varsinaisten ostajien lisäksi myös suunnittelijoiden ja tuotteiden käyttäjien on osallistuttava siihen.

Toimittajien tutkimisessa tulee huolehtia toiminnan ennakkoluulottomuudesta, luovuudesta, puolueettomuudesta ja objektiivisuudesta. Hankinnoilla on taipumus suuntautua toimittajille, jotka markkinoivat tehokkaasti ja joilta ostaminen käy helposti ilman ostomarkkinointiponnistuksia. Tämä tapahtuu sitä todennäköisemmin, mitä vähemmän ammattimaisuutta hankintatoimen tehtävissä vaaditaan.

Toimittaja-arvioinnissa tulee ottaa huomioon ja selvittää seuraavia asioita:

  • tuotantolaitokset, niiden koneiden ja järjestelmien sopivuus tilattaville tuotteille sekä tuotteiden soveltuvuus tuotanto-ohjelmiin
  • toimittajan laatujärjestelmät
  • tuotantolaitosten ja varastojen sijainti, kuljetusmahdollisuudet ja –kustannukset
  • henkilökunnan ammattitaito ja työmotivaatio
  • tarjoajien laatuerojen vertailu, omat ja muiden kokemukset toimittajasta ja tuotteista sekää tarvittaessa analyysi laaturiskeistä euroiksi muutettuna
  • luottotiedot
  • yritysanalyysit.

Toimittaja-arvioinnin vaikeat asiat:

  • Toimittajan arviointiin ei riitä voimavaroja.
  • Hankinnan suorittamiseen varattu aika ei riitä.
  • Keskitytään epäolennaisiin kohteisiin.
  • Oma organisaatio ei luota tuloksiin tai ei osaa hyödyntää niitä.
  • Hankintaosaamisen puuttuminen.
  • Ei uskalleta kysyä toimittajalta kaikkia tietoja.
  • Ei osata hankkia tietoja oikeista lähteistä.
  • Ulkomaisia toimittajia ei viitsitä tai osata tutkia.
  • Sitoudutaan liiaksi perinteisiin toimittajiin.
  • Kaupankäyntiin liittyviä vaikuttamistilanteita ei hallita eikä osata hyödyntää.

Toimittajan tutkiminen ennen liikesuhteen solmimista

Ennen liikesuhteen solmimista toimittaja-analyysin laatiminen helpottaa toimittajan valinnassa. Analyysissä huomioidaan eri toimittajien palvelutasoa, laatua, toimitusvarmuutta ja hintaa. Alla on listattu asioita, joihin kannattaa paneutua eri toimittajia tutkiessa.

Palvelutaso

Tietolähteet:

  • messut
  • esitteet
  • lehdet
  • Internet

Huomioitavat asiat:

  • tuotevalikoima
  • tietojärjestelmät
  • varastointi
  • tuotekehitys
  • tuoteinformaatio

Palvelutasosta kertovat:

  • laajuus
  • EDI-, Internet-valmiudet
  • kehitysbudjetti
  • saavutukset
  • saatavuus
  • luotettavuus

Laatu

Tietolähteet:

  • tuotenäytteet
  • aikaisemmat toimitukset
  • kolmannen osapuolen lausunnot
  • tarkastuspöytäkirjat

Huomioitavat asiat:

  • laaduntarkastus

Laadusta kertovat:

  • tarkastusvälineet
  • henkilöstön määrä
  • laatujärjestelmä
  • laatutoiminnon asema

Toimitusvarmuus

Tietolähteet:

  • yritysvierailut
  • lähettämön tilastot
  • maine
  • muut asiakkaat

Huomioitavat asiat:

  • taloudellinen asema
  • henkilöstö
  • tuotantokapasiteetti
  • johdon ominaisuudet
  • markkinaosuus

Toimitusvarmuudesta kertovat:

  • velkaantuneisuus
  • koulutus
  • motivaatio
  • liikevaihto
  • prosessit, koneet, laitteet
  • tuotantotilat, kunnossapito
  • yrityskuva, kehittyminen

Hinta

Tietolähteet:

  • hinta-analyysit
  • tarjousvertailut
  • kustannusanalyysit

Huomioitavat asiat:

  • kokonaisuustaloudellisuus

Toimittaja-analyysin käyttö osoittaa ostajan olevan vaativa ja osaava ammattilainen, mikä motivoi toimittajia kehittämään omaa toimintaansa ja palveluaan.

Hyvän toimittajan tunnusmerkit

Toimittajien tarkkailun tulosten tulisi johtaa paitsi toimittajien karsimiseen myös hyvien toimittajien kannustamiseen ja palkitsemiseen.

  • Hyvä toimittaja täyttää sopimuksen laadun, aikataulun, määrän, hinnan ja palvelun suhteen.
  • Erinomainen toimittaja ehdottaa parannuksia ja on valmis kehittämään tuotetta, toimintaa ja prosesseja yhteistyössä asiakkaan kanssa.
  • Ylivoimainen toimittaja ponnistelee auttaakseen asiakastaan saavuttamaan tulostavoitteensa ja strategiset päämääränsä.

Myyjän pätevyyden ratkaisevat seuraavat ominaisuudet:

  • asiantuntemus (tuote, tekniikka, valmistus, hinnoittelu, tuotekehitys ja toiminta)
  • sopimisvaltuudet
  • asiakkaan tuotannon, tuotteen ja avainongelmien tuntemus
  • kommunikointikyvyt ja tehokkuus
  • luovuus
  • joustavuus
  • luotettavuus
  • motivaation taso ja rakenne.