Kustannusanalyysi
Kustannusanalyysi on toimittajan todellisten ja tulevien tuotanto- ja kokonaiskustannusten selvittämistä ja arviointia. Ostajan tulee tehdä kustannus- tai hinta-analyysi vähintään niistä A-ryhmään kuuluvista tuotteistaan, joitten markkinoilla kilpailu on puutteellista. Muistakin tuotteista on usein hyödyllistä tehdä tämä analyysi esimerkiksi hintakehityksen ennakoimiseksi ja sen vaikutusten arvioimiseksi yrityksen hankintabudjettiin ja sen mukana yrityksen muihin suunnitelmiin. Kustannusanalyysi on tarpeen myös hintalausekkeiden soveltamiseksi sopimuksissa ja tämän soveltamisen valvomiseksi.
Kustannusanalyysillä ostaja varmistaa, että hinnoittelu- ja hinnanmuutosperusteet ovat oikeat ja vähintään kustannuksia vastaavat. Parhaimmillaan ammattiostaja tietääkin jo ennen kuin kysyy hintaa, mitä hyödykkeen tuottaminen maksaa.
Ostajan lähtökohta hintaneuvotteluissa on tuotteenkustannuspohjainen hinta, kun taas myyjä pyrkii saamaan parhaan markkinoilla saatavissa olevan , kilpailutilanteesta eli kysynnän ja tarjonnan suhteesta riippuvan markkinahinnan.
Kustannusanalyysissä selvitetään tuotteesta seuraavat asiat:
- eri raaka-aineiden osuus hinnasta
- komponenttien kustannukset
- työkustannukset, mikäli mahdollista työvaiheittain
- tuotekehityskustannukset
- osuus tuotannon yleiskustannuksista
- jakeluportaiden saamat palkkiot
- pakkaus-, kuljetus- ja varastointikustannukset
- hintaan sisältyvät verot
- kateprosentti
- rahoituskustannukset.
Nämä asiat muodostavat myös lähtökohdan myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiselle, jossa yhteisiä ja kummankin osapuolen omia kustannustekijöitä pyritään kokonaan karsimaan tai pienentämään kehittämällä tuotettu, vastuunjakoa ja toimintaa. Kustannusanalyysin tietojen kerääminen alkaa tarjouspyynnöstä, jossa pyydetään erittelemään hinnan muodostuminen.
Muuttuvat kustannukset
Muuttuvat kustannukset aiheutuvat pelkästään tietyn sopimuksen toteuttamisesta ja riippuvat suoraan tuotannon määrästä. Muuttuvia kustannuksia ovat esimerkiksi raaka-aineet ja puolivalmisteet eli materiaalikustannukset sekä työntekijöiden palkka- ja henkilösivukustannukset.
Portaittain muuttuvat kustannukset
Portaittain muuttuvat kustannukset ovat puoliksi kiinteitä ja puoliksi muuttuvia. Niitä ovat esimerkiksi kunnossapito-, laite- ja postituskustannukset.
Kiinteät kustannukset
Kiinteät kustannukset ovat vastaavasti kustannuksia, jotka aiheutuvat myyjälle, ostimme häneltä tai emme. Näitä ovat esimerkiksi tuotannon yleis- että hallinnollisetkustannukset.
Kaikki toimittajat eivät ymmärrettävästi ole valmiita erittelemään tarjouksessa hinnan muodostumista. Niinpä ostajan onkin syytä neuvotteluasemansa salliessa sisällyttää tarjouspyyntöihin pykälä, jossa mainitaan erittely tarjouksen hyväksymisen ehdoksi. Nykyaikaisissa, partner-tyyppisissä liikesuhteissa tällainen tietojenvaihto on itsestään selvää.
Ostaja joutuu myös itse oman yrityksensä avustuksella selvittämään kustannustekijöitä. Jos yritys valmistaa itse tai on valmistanut samaa tai samantyyppistä tuotetta, on mahdollista arvioida suhteellisten luotettavasti eri kustannustekijöitä. Materiaalikustannusten arvioimiseksi voidaan tuote myös purkaa tai muuten jakaa komponentteihinsa ja mitata ne. Työkustannusten arvioinnissa kannattaa käyttää hyväksi oman yrityksen tuotanto-osaston asiantuntemusta.
Kustannusten vaikutus hintaan
Ostajan tulee ymmärtää, miten muuttuvat, portaittain muuttuvat ja kiinteät kustannukset vaikuttavat myyjän hinnoitteluun, jotta hän voisi onnistua sopimusneuvotteluissa. Pitkien sarjojen ja pitkäaikaisten sopimusten tapauksessa tulee muistaa tinkiä oppimiskäyrän perusteella pienenevien yksikkökustannusten osuus. Tuotekehityskustannukset voidaan tinkiä pois jatkotilausten hintalaskelmasta, kun toimittajan osuus niistä on tullut katetuksi joko samojen sopimuskumppaneiden välisen kaupankäynnin tai toimittajan kyseisen tuotteen koko liikevaihdon määrän ansiosta. Ammattiostaja tinkii ensisijaisesti kustannuksista. Niistä tinkiminen ei syö myyjän katetta eikä motivaatiota.
Kustannukset ja kustanusrakenteet vaihtelevat toimittajittain ja tuotteittain. Erot johtuvat esimerkiksi:
- yritysjohdon kyvykkyydestä
- henkilöstön tehokkuudesta
- alihankinnan määrästä ja laadusta
- tuotantokapasiteetista, sen käyttöasteesta ja kuormituksen tasaisuudesta
- yleiskustannusten erilaisuudesta
- tuotannontekijöiden hankintakustannusten eroista.
Tuotteen ja tilauksen kustannusten aiheuttajia ovat:
- kuljetus
- pientoimituslisä
- pakkaus
- laskutus
- huolinta
- laskun käsittely
- tuotteen vastaanotto
- määräalennukset
- tilauksen laadinta
- varastointityö
- varastointitila
- pääomakustannukset.
